E-Rechnung für kleine Unternehmen: Was gilt, und wie Sie es ohne Systemwechsel schaffen

Hinweis: Diese Seite erklärt die Technik und den praktischen Weg. Fristen und Ausnahmen ändern sich, verbindlich ist Ihr Steuerberater. Aktuelle Fristen mit Quellenangabe finden Sie im Ratgeber der E-Rechnungs-Bridge.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Der Empfänger kann sie maschinell einlesen, ohne etwas abzutippen. Eine eingescannte oder aus Word erzeugte PDF-Datei ist dagegen nur ein Bild der Rechnung und erfüllt die Anforderung nicht.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Norm. XRechnung ist eine reine XML-Datei und der Standard für Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD steckt dieselben Daten als XML in eine PDF-Datei, sodass Menschen die Rechnung wie gewohnt lesen und Programme sie trotzdem automatisch verarbeiten. Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD deshalb oft die angenehmere Wahl. Eine ausführliche Gegenüberstellung: XRechnung oder ZUGFeRD.

Der einfache Weg für kleine Betriebe

Sie müssen Ihr Rechnungsprogramm nicht wechseln. Die E-Rechnungs-Bridge nimmt Ihre bisherige PDF-Rechnung, liest die Angaben aus und erzeugt daraus eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Eingehende E-Rechnungen macht sie lesbar und prüft sie gegen die amtlichen Regeln. Wer eigene Software einsetzt, bindet die Bridge über eine API oder den Windows-Agent an.

• Kostenlos ausprobieren: XRechnung prüfen, E-Rechnung anzeigen, Leitweg-ID prüfen
• Branchenseiten: Handwerk, Bau, Steuerberater

Wenn Sie es lieber in Ihre eigene Software eingebaut haben möchten

Für Unternehmen mit eigener Software oder speziellen Abläufen entwickle ich die Anbindung direkt: Rechnungen aus Ihrem System als E-Rechnung ausgeben, eingehende E-Rechnungen automatisch verbuchen, Prüfungen in den Freigabeprozess einbauen. Mehr zur Softwareentwicklung oder direkt anfragen.