Kennzahlen, die etwas bedeuten
Offene Pipeline gewichtet nach Wahrscheinlichkeit, gewonnener Umsatz im Monat, Abschlussquote, Anzahl Kontakte und Firmen. Keine Vanity-Zahlen, sondern die vier Werte, die jeder Inhaber wissen will.
Das CRM, das kleine Teams wirklich benutzen
Kontakte, Anfragen, Termine, Angebote und Rechnungen an einem Ort. Ohne 200 Funktionen, die niemand braucht, und ohne 50 Euro pro Nutzer. Jeder Kunde bekommt seine eigene, getrennte Instanz auf Servern in der EU.
Schon Kunde? Zur Anmeldung · Ausführlich mit Ratgeber und Branchen: klarkunde.de, die Website des CRM
Der Morgen beginnt mit einer Übersicht, nicht mit Suchen
Nach der Anmeldung sehen Sie, was heute zählt: offene Aufgaben, fällige Rückrufe, den Stand der Pipeline und was zuletzt passiert ist. Alle Zahlen kommen live aus Ihren Daten.
Überfällig ist rot
Aufgaben von gestern stehen oben, in Rot, mit Deal und Kontakt. Wer das CRM morgens öffnet, weiß in fünf Sekunden, was liegen geblieben ist.
Suche über alles
Strg+K öffnet die Suche über Kontakte, Firmen und Deals. Zwei Buchstaben tippen, Enter, fertig. Für Leute, die lieber tippen als klicken.
Verkaufs-Pipeline: Anfragen von „Neu“ bis „Gewonnen“ ziehen
Jede Anfrage ist eine Karte. Sie ziehen die Karte von Phase zu Phase, das CRM rechnet Summen und Wahrscheinlichkeiten mit. So sieht jeder im Team, woran gerade gearbeitet wird und was demnächst Umsatz bringt.
Phasen, wie Sie arbeiten
Die Phasen heißen bei Ihnen vielleicht „Besichtigung“, „Angebot“, „Auftrag“ statt „Kontaktiert“, „Verhandlung“. Sie benennen, sortieren und färben die Phasen selbst und geben jeder eine Wahrscheinlichkeit.
Mehrere Pipelines
Neukunden laufen anders als Bestandskunden, Wartungsverträge anders als Projekte. Legen Sie je Projekt so viele Pipelines an, wie Sie brauchen.
Wert, Priorität, Abschlussdatum
Jeder Deal hat einen Wert, eine Priorität und ein erwartetes Abschlussdatum. Daraus entstehen die gewichtete Pipeline auf der Übersicht und die Prognose in der Auswertung.
Verlauf lückenlos
Wer hat wann was geändert, welche Anrufe, Notizen und Dokumente gehören zum Deal. Alles steht in der Detailansicht, chronologisch.
Kontakte und Firmen: alles Wissen über einen Kunden an einem Ort
Personen gehören zu Firmen, Deals gehören zu Personen, Aufgaben gehören zu Deals. Im CRM ist das verknüpft, statt in drei Dateien und einem Posteingang verstreut.
Import in Minuten
Excel- oder CSV-Datei hochladen, Spalten zuordnen, fertig. Doppelte Einträge werden erkannt. So sind die Kontakte aus Outlook, der alten Tabelle oder dem Vorgängersystem am ersten Tag drin.
Notizen und Historie
Jeder Anruf, jede E-Mail, jede Notiz landet beim Kontakt. Wenn die Kollegin im Urlaub ist, weiß der Vertreter trotzdem, was zuletzt besprochen wurde.
Herkunft sichtbar
Kam der Kontakt über die Website, ein Postfach, die Buchungsseite oder von Hand? Das CRM merkt sich die Quelle. So sehen Sie, welcher Kanal die guten Kunden bringt.
Projekte als Trennung
Zwei Standorte, zwei Geschäftsbereiche oder Mandanten? Jedes Projekt hat eigene Kontakte, Pipelines und Freigaben. Wer nur ein Projekt sehen darf, sieht nur dieses.
Aufgaben, Anrufe, Notizen: nichts fällt mehr hinten runter
Aufgaben hängen immer an einem Deal, Kontakt oder einer Firma. Sie haben eine Fälligkeit, eine zuständige Person und werden abgehakt. Erledigtes verschwindet aus der Liste, bleibt aber in der Historie.
Fünf Arten, ein Prinzip
Anruf, Aufgabe, Termin, E-Mail und Notiz. Alle mit Datum, Uhrzeit und Zuständigkeit. Termine und Anrufe erscheinen zusätzlich im Kalender.
Protokoll nach dem Termin
Termin erledigen, Ergebnis eintragen, nächste Aufgabe direkt anlegen. Der Deal wandert bei Bedarf gleich in die nächste Phase.
Vertretung
Kollege krank? Seine fälligen Aufgaben lassen sich mit zwei Klicks umverteilen. Der Kunde merkt nichts davon.
Teamkalender mit Anbindung an Google, Microsoft 365, Apple und CalDAV
Alle Termine, Anrufe und fälligen Aufgaben des Teams in einer Wochenansicht. Belegte Zeiten aus dem privaten oder Firmenkalender werden grau eingeblendet, damit niemand doppelt gebucht wird.
Eigenen Kalender verbinden
Google Kalender und Microsoft 365 per Klick, Apple iCloud mit App-Passwort, CalDAV für Nextcloud, Strato, Synology und andere, ICS-Abo für alles Weitere. CRM-Termine landen im eigenen Kalender, belegte Zeiten kommen zurück.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Jeder trägt seine Arbeitszeiten je Wochentag ein, mit Pausen. Urlaub, Krankheit und Außer-Haus-Zeiten als Abwesenheit. Die Buchungsseite bietet dann nur echte freie Zeiten an, und wer für eine Kollegin einen Termin anlegt, wird bei Urlaub gewarnt.
Konfliktprüfung
Beim Anlegen eines Termins prüft das CRM den Kalender der zuständigen Person und warnt bei Überschneidungen, auch mit Terminen aus dem verbundenen Kalender.
ICS-Abo für jedes Programm
Jeder Nutzer bekommt eine Abo-Adresse seines CRM-Kalenders. Damit erscheinen die Termine auch im Handy-Kalender ohne weitere Einrichtung.
Online-Terminbuchung: Kunden buchen selbst, das CRM legt Kontakt und Termin an
Jeder Nutzer hat eine eigene Buchungsseite. Kunden wählen eine Terminart und eine freie Zeit, bestätigen mit Name und E-Mail, fertig. Das ersetzt ein separates Buchungswerkzeug und das Hin und Her per Telefon.
Terminarten
„Erstgespräch 30 Minuten am Telefon“, „Beratung vor Ort 90 Minuten“, „Videocall 45 Minuten“. Jede Terminart hat Dauer, Ort, Beschreibung, Farbe, Puffer davor und danach, Vorlaufzeit und einen eigenen Direktlink.
Vier Layouts, Ihre Farben
Klassisch, Panel, Breit oder Kompakt. Hell oder dunkel, Akzentfarbe, Logo, Profilfoto, Beschriftung des Buttons und Dankestext. Live-Vorschau beim Einstellen.
Auf Ihrer Website einbetten
Fertiger Code für sechs Varianten: als Fenster in der Seite, als Knopf, der ein Fenster öffnet, als Link. Passt in jede Website, auch in eine, die wir für Sie bauen.
Bestätigung und Kalendereintrag
Kunde und Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit Kalenderdatei. Der Termin steht im CRM, im Kalender des Mitarbeiters und, wenn gewünscht, als neuer Deal in der Pipeline.
Dokumente aus Vorlagen: Angebot in zwei Minuten statt zwanzig
Administratoren gestalten Vorlagen einmal per Baukasten. Mitarbeiter wählen beim Deal die Vorlage, die Kundendaten stehen schon drin, ein Klick und das Dokument geht als PDF und Online-Link raus.
Baukasten statt Word-Chaos
Überschrift, Text, Logo, Tabelle, zwei Spalten, Button, Unterschrift, Seitenumbruch per Drag-and-drop zusammensetzen. Platzhalter wie Kundenname, Firmenname, Dealwert, Datum oder Dokumentnummer werden automatisch gefüllt.
Kundenansicht prüfen
Vor dem Versand sehen Sie genau das, was der Empfänger sieht. Fehlende Werte sind gelb markiert und lassen sich direkt im Text ergänzen.
Versand mit Nachfassen
E-Mail mit Begleittext, PDF im Anhang und Link zur Online-Ansicht. Antworten gehen an den sendenden Mitarbeiter. Die Vorlage kann automatisch eine Nachfass-Aufgabe in drei Tagen anlegen.
Freigabe
Nur freigegebene Vorlagen sind für Mitarbeiter sichtbar. So gehen keine halbfertigen Entwürfe an Kunden.
Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Lager
In der Stufe Business wird aus dem CRM eine kleine Warenwirtschaft. Artikel mit Preisen und Bestand, Belege mit fortlaufenden Nummern, alles am Deal und am Kunden.
Artikel und Bestand
Artikelstamm mit Nummer, Preis, Einheit und Steuersatz. Lagerbewegungen beim Verkauf, Warnung bei niedrigem Bestand. Pro Projekt zuschaltbar, wer es nicht braucht, sieht es nicht.
Vom Angebot zur Rechnung
Angebot schreiben, in Auftrag umwandeln, daraus die Rechnung. Positionen, Rabatte, Summen und Steuer rechnet das CRM. Nummernkreise pro Belegart, Firmenprofil mit Logo und Bankdaten.
Versand und Ansicht
Belege gehen als PDF per E-Mail raus und sind über einen Link online abrufbar. Zahlungsstatus und Fälligkeit im Blick.
E-Rechnung
Für die Pflicht zur elektronischen Rechnung arbeitet das CRM mit der E-Rechnungs-Bridge zusammen, die aus PDF-Rechnungen gültige XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien macht. Mehr zur E-Rechnung.
Anfragen automatisch erfassen: Website, Postfach, Buchungsseite, API
Die teuerste Anfrage ist die, die im Posteingang versinkt. Das CRM holt Anfragen aus allen Kanälen und macht daraus Kontakte mit Aufgabe.
Kontaktformular der Website
Jedes Projekt hat API-Schlüssel. Das Formular Ihrer Website sendet direkt ins CRM: Kontakt anlegen, optional Deal in der gewünschten Pipeline und eine Aufgabe „Rückruf“ für den Zuständigen.
E-Mail-Postfach abrufen
Ein Postfach wie „anfragen@“ verbinden (IMAP, auch Gmail und Microsoft 365 mit App-Passwort). Alle zwei Minuten holt das CRM neue Mails, legt Kontakte an, speichert den Text als Notiz. Optional mit Betreff-Filter.
Buchungsseite
Jede Online-Buchung ist automatisch ein Kontakt mit Termin. Wer über die Buchungsseite kommt, ist schon im System, bevor der Termin stattfindet.
API und Webhooks
Kontakte per API anlegen, Buchungen per Webhook an andere Systeme weiterreichen, Daten exportieren. Für Verbindungen zu Shop, Buchhaltung oder Newsletter. Anbindungen baue ich auf Wunsch.
Auswertung: Was kommt rein, was geht verloren, und warum
Für Inhaber und Projektverantwortliche: neue Deals, gewonnene und verlorene je Monat oder Woche, Trichter nach Phasen, Verlustgründe, Prognose. Ohne Excel-Export und ohne Berater.
Benutzer, Rollen, Rechte und ein Protokoll, dem man vertrauen kann
Drei Ebenen wirken zusammen: Rolle im System, Paket je Benutzer, Rolle je Projekt. Damit sieht die Aushilfe nur ihren Kalender und der Vertrieb nur sein Projekt, während der Inhaber alles sieht.
Administrator oder Benutzer
Administratoren verwalten Benutzer, Pakete, Projekte, Vorlagen, Firmenprofil und Anbindungen. Benutzer arbeiten in den Projekten, die ihnen freigegeben sind.
Projektrollen
Eigentümer, Bearbeiter oder Nur Lesen je Projekt. Freigaben vergibt der Administrator beim Anlegen des Benutzers oder später mit einem Klick.
Konto wechseln
Administratoren können das CRM mit einem Klick so sehen, wie ein bestimmter Mitarbeiter es sieht, um Fragen zu klären. Jeder Wechsel wird mit Zeitpunkt protokolliert und ist oben in der Leiste sichtbar.
Passwörter nur als Hash
Niemand kann Passwörter lesen, auch der Anbieter nicht. Vergessen? „Passwort vergessen“ schickt einen Link an die hinterlegte E-Mail, 60 Minuten gültig, einmalig.
Vergleich: Tabelle, großes Online-CRM oder dieses CRM?
Ehrlich verglichen. Für manche Betriebe ist die Tabelle noch richtig, für Konzerne das große System. Für die vielen dazwischen ist dieses CRM gebaut.
| Kriterium | Excel oder Outlook-Kontakte | Typisches großes Online-CRM | Dieses CRM |
|---|---|---|---|
| Preis | Nichts extra, kostet aber Zeit | Häufig pro Nutzer und Monat, Terminbuchung und Dokumente oft als Zusatzmodule | Feste Stufe mit inkludierten Nutzern, alles enthalten, Free-Stufe dauerhaft kostenlos |
| Einarbeitung | Keine | Tage bis Wochen, oft mit Berater | Ein Nachmittag, Beispieldaten sind schon drin |
| Gemeinsam arbeiten | Datei liegt bei einer Person, Versionen kollidieren | Ja | Ja, alle sehen live denselben Stand |
| Pipeline und Prognose | Von Hand | Ja, sehr umfangreich | Ja, auf das Wesentliche reduziert |
| Terminbuchung für Kunden | Nein | Oft nur mit Zusatzwerkzeug | Eingebaut, mit Kalender-Anbindung |
| Angebote und Rechnungen | Word-Vorlagen | Meist separates System | Eingebaut in der Stufe Business |
| Datenhaltung | Auf einem Rechner, Sicherung Glückssache | Gemeinsame Datenbank für alle Kunden, Server oft außerhalb der EU | Eigene Instanz je Kunde, Server in der EU, tägliche Sicherung |
| Tracking und Werbung | Keine | Häufig Tracking, Upselling in der Oberfläche | Keine |
| Support | Keiner | Ticketsystem, Chatbot, Wartezeit | E-Mail an die Person, die das CRM entwickelt |
| Daten mitnehmen | Datei kopieren | Export meist möglich, teils umständlich | Export jederzeit, vollständige Sicherung bei Kündigung |
| Anpassungen | Selbst basteln | Über Marktplatz und Partner | Wünsche direkt an den Entwickler, individuelle Erweiterungen möglich |
Der Vergleich beschreibt typische Eigenschaften der Kategorien, nicht ein bestimmtes Produkt. Prüfen Sie im Zweifel die aktuellen Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Preise
Monatspreis bei jährlicher Zahlung, netto. Inklusive Hosting, Sicherungen, Updates und Support per E-Mail. Zusätzliche Nutzer über die inkludierten Sitze hinaus zum genannten Aufpreis. Keine Einrichtungsgebühr.
Free
0 € dauerhaft, ohne Karte
- 1 Nutzer
- 3 Terminarten, 1 Kalender verbinden
- Buchungsseite mit unserem Hinweis
- Erinnerungen per E-Mail
Kalender
24 € / Monat, 3 Nutzer inkl., +7 € je weiterer
- Unbegrenzte Terminarten
- Mehrere Kalender, Puffer, Abwesenheiten
- Teamkalender
- Buchungsseite ohne Hinweis, eigene Designs, Einbettung
- Webhooks
CRM
69 € / Monat, 5 Nutzer inkl., +12 € je weiterer
- Alles aus Kalender
- Kontakte und Firmen, unbegrenzt
- Deals und Pipelines
- Aufgaben, Notizen, Historie
- Dokumentvorlagen und E-Mail-Versand
- Import, Webhook, Postfach-Abruf
Team
149 € / Monat, 10 Nutzer inkl., +9 € je weiterer
- Alles aus CRM
- Rollen und Rechte pro Projekt
- Zuständigkeiten und Nachfassen
- Team-Übersicht und Auswertungen
- Volle API
- Automatisierung und Workflows (in Arbeit)
Business
299 € / Monat, 25 Nutzer inkl., +7 € je weiterer
- Alles aus Team
- Mehrere Projekte und Standorte
- Artikel und Lager
- Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften
- Prioritäts-Support
Enterprise
auf Anfrage
- Alles aus Business
- SLA und fester Ansprechpartner
- Optional eigene Instanz auf Ihrem Server
- SSO und Audit-Log (geplant)
Preise sind Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer. Monatliche Zahlung auf Anfrage. Der Wechsel zwischen Stufen ist jederzeit möglich. Ein Beispiel: 8 Personen in der Stufe CRM kosten 69 € plus 3 × 12 €, also 105 € im Monat für das ganze Team.
Für wen es gebaut ist
Das CRM ist bei Fix it IT-Service aus eigenem Bedarf entstanden und wird täglich selbst benutzt. Diese Betriebe passen besonders gut.
Handwerk und Bau
Anfragen von der Website, Besichtigungstermin über die Buchungsseite, Angebot aus der Vorlage, Auftrag, Rechnung. Der Chef sieht im Kalender, wer wann wo ist. Dazu die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber.
Berater, Agenturen, Dienstleister
Pipeline für Projekte, Erstgespräche über die Buchungsseite, Angebote mit Nachfass-Aufgabe, Auswertung nach Quartal. Mehrere Projekte für mehrere Geschäftsbereiche.
Praxen, Therapeuten, Studios
Terminbuchung mit Terminarten und Puffern, Arbeitszeiten und Urlaub, Erinnerung per E-Mail, Kontaktkartei mit Notizen. Für viele reicht dafür schon die Stufe Kalender.
Vertriebsteams bis 50 Personen
Rollen und Rechte je Projekt, Zuständigkeiten, Team-Übersicht, Konto wechseln für Teamleiter, API für die Anbindung an Shop und Buchhaltung.
Vereine und Ehrenamt
Mitglieder als Kontakte, Veranstaltungen im Kalender, Sprechzeiten über die Buchungsseite. Die Free-Stufe reicht für den Anfang, ohne Karte und ohne Ablaufdatum.
Selbstständige
Ein Nutzer, die eigene Buchungsseite auf der Website, Kontakte und Aufgaben im Griff. Wächst mit, wenn die erste Mitarbeiterin kommt.
Warum eine eigene Instanz je Kunde?
Die meisten Online-CRMs legen alle Kunden in eine gemeinsame Datenbank. Ein einziger Fehler im Programm kann dann Daten anderer Firmen sichtbar machen. Dieses CRM geht den anderen Weg: Jeder Kunde bekommt einen eigenen, vollständig getrennten Dienst mit eigener Datenbank unter eigener Adresse. Ihre Daten sind physisch von allen anderen getrennt. Sperren, Sichern, Umziehen oder Löschen betrifft immer nur Sie. Wie das technisch funktioniert, steht auf der Seite Projekte.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Servern in der EU, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), tägliche Sicherungen
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Zurücksetzen ausschließlich über einen Link an die E-Mail des Kontoinhabers
- Support-Zugriffe des Anbieters sind für Sie sichtbar (rote Leiste im CRM), zeitlich begrenzt und werden protokolliert
- Zugangsdaten für Kalender und Postfächer werden AES-256-verschlüsselt gespeichert und sind jederzeit löschbar
- Keine Tracking-Dienste, keine Werbung, kein Verkauf von Daten. Nur ein technisch notwendiges Sitzungscookie, deshalb kein Cookie-Banner
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage, Datenschutzerklärung und Impressum in jeder Instanz
Aus der Praxis, für die Praxis
Neue Funktionen kommen aus den Wünschen der Kunden. Wenn Ihnen etwas fehlt, schreiben Sie es. Häufig ist es in der nächsten Version drin, und Sie zahlen dafür nichts extra. Für Anforderungen, die nur Ihr Betrieb hat, gibt es individuelle Erweiterungen.
Häufige Fragen zum CRM
Was ist ein CRM und brauche ich das als kleiner Betrieb?
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungen verwalten. Praktisch ist es der eine Ort, an dem alle Kontakte, Anfragen, Termine, Notizen und Angebote zusammenlaufen. Sobald mehr als eine Person mit Kunden zu tun hat oder Anfragen im Posteingang verloren gehen, lohnt es sich. Vorher reicht oft eine gute Tabelle.
Für wen ist dieses CRM gedacht?
Für Selbstständige, Handwerksbetriebe, Dienstleister, Berater, Praxen und Teams bis etwa 50 Personen, die Kontakte, Anfragen, Termine und Angebote an einem Ort haben wollen, ohne sich in ein Großsystem einzuarbeiten.
Wo liegen meine Daten?
Jeder Kunde bekommt eine eigene, vollständig getrennte Instanz mit eigener Datenbank unter eigener Adresse. Der Betrieb läuft auf Servern in der EU, verschlüsselt, mit täglichen Sicherungen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird auf Anfrage bereitgestellt.
Kann ich das CRM kostenlos testen?
Ja. Die Stufe Free ist dauerhaft kostenlos für einen Nutzer mit Terminbuchung. Für einen Test der CRM-Funktionen mit Kontakten, Pipeline und Dokumenten richte ich Ihnen auf Anfrage eine Testinstanz mit Beispieldaten ein.
Wie funktioniert die Online-Terminbuchung?
Jeder Nutzer bekommt eine öffentliche Buchungsseite mit Terminarten wie „Erstgespräch 30 Minuten“ oder „Beratung vor Ort“. Kunden sehen nur freie Zeiten, berechnet aus Arbeitszeit, Abwesenheiten und dem verbundenen Kalender. Die Buchung landet als Kontakt und Termin im CRM und im Kalender des Mitarbeiters. Die Seite lässt sich auf der eigenen Website einbetten.
Kann ich bestehende Kontakte importieren?
Ja, aus Excel- und CSV-Dateien mit Zuordnung der Spalten. Außerdem über die API, per Kontaktformular und aus verbundenen E-Mail-Postfächern.
Kann ich meine Daten wieder mitnehmen?
Ja. Kontakte, Firmen und Deals lassen sich jederzeit exportieren, Dokumente liegen als PDF vor. Bei Kündigung erhalten Sie eine vollständige Sicherung Ihrer Daten.
Was passiert, wenn ich Hilfe brauche?
Sie schreiben eine E-Mail und bekommen Antwort von der Person, die das CRM entwickelt hat. Muss der Support in Ihre Instanz schauen, sehen Sie das als rote Leiste im CRM, und jeder Zugriff wird protokolliert. Passwörter sieht der Support nie.
Ausprobieren?
Schreiben Sie kurz, wie groß Ihr Team ist und was Sie heute benutzen. Sie bekommen innerhalb eines Werktags einen Testzugang mit Beispieldaten oder eine ehrliche Einschätzung, ob das CRM zu Ihnen passt.
Testzugang anfragen