Kennzahlen, die etwas bedeuten
Offene Pipeline gewichtet nach Wahrscheinlichkeit, gewonnener Umsatz im Monat, Abschlussquote, Anzahl Kontakte und Firmen. Keine Vanity-Zahlen, sondern die vier Werte, die jeder Inhaber wissen will.
Das CRM, das kleine Teams wirklich benutzen
Kontakte, Anfragen, Postfach, Termine, Angebote und Rechnungen an einem Ort, und Routinen, die das CRM von selbst erledigt: Willkommensmail, Nachfassen, Formulare an Kunden. Ohne 50 Euro pro Nutzer. Jeder Kunde bekommt seine eigene, getrennte Instanz auf Servern in der EU.
Schon Kunde? Zur Anmeldung · Ausführlich mit Hilfe, Ratgeber und Branchen: klarkunde.de, die Website des CRM
Der Morgen beginnt mit einer Übersicht, nicht mit Suchen
Nach der Anmeldung sehen Sie, was heute zählt: offene Aufgaben, fällige Rückrufe, den Stand der Pipeline und was zuletzt passiert ist. Alle Zahlen kommen live aus Ihren Daten.
Überfällig ist rot
Aufgaben von gestern stehen oben, in Rot, mit Deal und Kontakt. Wer das CRM morgens öffnet, weiß in fünf Sekunden, was liegen geblieben ist.
Suche über alles
Strg+K öffnet die Suche über Kontakte, Firmen und Deals. Zwei Buchstaben tippen, Enter, fertig. Für Leute, die lieber tippen als klicken.
Verkaufs-Pipeline, die zeigt, was neu ist
Jede Anfrage ist eine Karte. Sie ziehen die Karte von Phase zu Phase, das CRM rechnet Summen und Wahrscheinlichkeiten mit. Kommt etwas herein, sehen Sie es, ohne die Karte zu öffnen: grüner Rahmen für neue Nachrichten und Formulare, goldener Stern für angenommene Angebote.
Phasen, wie Sie arbeiten
Die Phasen heißen bei Ihnen vielleicht „Besichtigung“, „Angebot“, „Auftrag“ statt „Kontaktiert“, „Verhandlung“. Sie benennen, sortieren und färben die Phasen selbst und geben jeder eine Wahrscheinlichkeit.
Neu für jeden einzeln
„Neue Anfrage · vor 11 Std.“ zeigt jedem Mitarbeiter, was er noch nicht gesehen hat. Was der Kollege geöffnet hat, bleibt bei Ihnen markiert.
Protokollieren in drei Klicks
Anruf, „Nicht erreicht“, Wiedervorlage morgen. Das CRM legt den Rückruf auf eine freie Zeit in Ihrem Kalender. Kein offener Aufgabenberg, keine Doppelbuchung.
Verlauf, der sich lesen lässt
Zeitleiste nach Tagen, jede Art mit Symbol, lange Texte eingeklappt, automatische Einträge grau. Filter für E-Mails, Anrufe, Notizen, Automatisches. Gleiche Ansicht am Kontakt und an der Firma.
Kontakte und Firmen: alles Wissen über einen Kunden an einem Ort
Personen gehören zu Firmen, Deals gehören zu Personen, Aufgaben gehören zu Deals. Im CRM ist das verknüpft, statt in drei Dateien und einem Posteingang verstreut.
Import in Minuten
Excel- oder CSV-Datei hochladen, Spalten zuordnen, fertig. Doppelte Einträge werden erkannt. So sind die Kontakte aus Outlook, der alten Tabelle oder dem Vorgängersystem am ersten Tag drin.
Notizen und Historie
Jeder Anruf, jede E-Mail, jede Notiz landet beim Kontakt. Wenn die Kollegin im Urlaub ist, weiß der Vertreter trotzdem, was zuletzt besprochen wurde.
Herkunft sichtbar
Kam der Kontakt über die Website, ein Postfach, die Buchungsseite, einen Konfigurator oder von Hand? Das CRM merkt sich die Quelle. Schreibt ein bekannter Kunde erneut, landet die Anfrage am bestehenden Kontakt, neue Angaben werden ergänzt statt überschrieben.
Projekte als Trennung
Zwei Standorte, zwei Geschäftsbereiche oder Mandanten? Jedes Projekt hat eigene Kontakte, Pipelines und Freigaben. Wer nur ein Projekt sehen darf, sieht nur dieses.
Aufgaben, Anrufe, Termine und Vertretung bei Krankheit
Aufgaben hängen immer an einem Deal, Kontakt oder einer Firma, mit Fälligkeit, Zuständigem und Telefonnummer zum direkten Anrufen. Fällt jemand aus, verteilt das CRM seine Termine an die Kollegen, die zur jeweiligen Uhrzeit frei sind.
Fünf Arten, ein Prinzip
Anruf, Aufgabe, Termin, E-Mail und Notiz. Alle mit Datum, Uhrzeit und Zuständigkeit. Termine und Anrufe erscheinen zusätzlich im Kalender, mit Kontaktdaten direkt am Termin.
Protokoll statt offener Aufgabe
„Anruf, nicht erreicht“ wird sofort als erledigt dokumentiert. Nur die Wiedervorlage bleibt offen, und die liegt auf einer freien Zeit in Ihrem Kalender.
Vertretung bei Krankheit
Chef wählt die abwesende Person und drei Kollegen. Jeder Termin geht als Kopie an den, der zur Uhrzeit frei ist. Der Erkrankte sieht später, was erledigt wurde. Ab Stufe Team.
Teamkalender mit Anbindung an Google, Microsoft 365, Apple und CalDAV
Alle Termine, Anrufe und fälligen Aufgaben des Teams in einer Wochenansicht. Belegte Zeiten aus dem privaten oder Firmenkalender werden grau eingeblendet, damit niemand doppelt gebucht wird.
Eigenen Kalender verbinden
Google Kalender und Microsoft 365 per Klick, Apple iCloud mit App-Passwort, CalDAV für Nextcloud, Strato, Synology und andere, ICS-Abo für alles Weitere. CRM-Termine landen im eigenen Kalender, belegte Zeiten kommen zurück.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Jeder trägt seine Arbeitszeiten je Wochentag ein, mit Pausen. Urlaub, Krankheit und Außer-Haus-Zeiten als Abwesenheit. Die Buchungsseite bietet dann nur echte freie Zeiten an, und wer für eine Kollegin einen Termin anlegt, wird bei Urlaub gewarnt.
Konfliktprüfung
Beim Anlegen eines Termins prüft das CRM den Kalender der zuständigen Person und warnt bei Überschneidungen, auch mit Terminen aus dem verbundenen Kalender.
Mehrere Kalender, keine Doppelbuchung
Bei iCloud und CalDAV wählen Sie, welche Kalender als „belegt“ zählen, etwa Arbeit und Privat. Handy-Termine blockieren die Zeit im CRM, auch für Kollegen und die Buchungsseite. Dazu ein ICS-Abo des CRM-Kalenders für jedes Programm.
Online-Terminbuchung: Kunden buchen selbst, das CRM legt Kontakt und Termin an
Jeder Nutzer hat eine eigene Buchungsseite. Kunden wählen eine Terminart und eine freie Zeit, bestätigen mit Name und E-Mail, fertig. Das ersetzt ein separates Buchungswerkzeug und das Hin und Her per Telefon.
Terminarten
„Erstgespräch 30 Minuten am Telefon“, „Beratung vor Ort 90 Minuten“, „Videocall 45 Minuten“. Jede Terminart hat Dauer, Ort, Beschreibung, Farbe, Puffer davor und danach, Vorlaufzeit und einen eigenen Direktlink.
Vier Layouts, Ihre Farben
Klassisch, Panel, Breit oder Kompakt. Hell oder dunkel, Akzentfarbe, Logo, Profilfoto, Beschriftung des Buttons und Dankestext. Live-Vorschau beim Einstellen.
Auf Ihrer Website einbetten
Fertiger Code für sechs Varianten: als Fenster in der Seite, als Knopf, der ein Fenster öffnet, als Link. Passt in jede Website, auch in eine, die wir für Sie bauen.
Bestätigung und Kalendereintrag
Kunde und Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit Kalenderdatei. Der Termin steht im CRM, im Kalender des Mitarbeiters und, wenn gewünscht, als neuer Deal in der Pipeline.
Postfach im CRM: Mails lesen, wo die Kunden sind
Das Firmenpostfach direkt im CRM: Ordner, Liste, Suche, Anhänge. Zu jeder Mail steht, ob der Absender als Kontakt bekannt ist und ob sie schon im Verlauf liegt. Nichts wird verschoben oder gelöscht.
Als Anfrage anlegen
Ein Klick macht aus einer Mail Kontakt, Deal und Nachfass-Aufgabe. Formularfelder und Konfigurationen im Text werden erkannt, sonst zählt der Absender.
Weitergeleitete Anfragen
Leitet ein Kollege eine Kundenanfrage weiter, erkennt das CRM den echten Kunden im Text und legt ihn an, nicht den Kollegen.
Antworten mit Bezug
Antworten aus dem CRM, Mails einem anderen Kontakt zuordnen, markieren. Antworten des Kunden landen automatisch im Verlauf des richtigen Deals.
Sicher gelesen
HTML-Mails laufen in einer Sandbox, externe Bilder werden erst auf Klick geladen. Newsletter und automatische Mails werden beim Abruf übersprungen.
E-Mail-Vorlagen und Kundenformulare: der Kunde füllt selbst aus
Fertige Texte mit Platzhaltern für Willkommensmail, Rückfrage und Nachfassen. Und kurze Fragebögen, die der Kunde über einen persönlichen Link ausfüllt: Grundstückswunsch, Dachdaten, Projektumfang. Die Antworten landen im Verlauf, unter „Angaben des Kunden“ und als Aufgabe beim Zuständigen.
Felder ohne Code
Kurztext, Zahl mit Einheit, Auswahl, Von-bis, Ja/Nein, Freitext. Pflicht, Hilfetext und Beispieltext je Feld, Vorschau mit einem Klick.
Ein Link je Kunde
Der Platzhalter in der Vorlage wird beim Senden zum persönlichen Link. Nach dem Absenden sieht der Kunde eine Dankeseite, ein zweiter Aufruf zeigt „bereits eingegangen“.
Antworten, wo sie hingehören
Eintrag im Verlauf, Tabelle „Angaben des Kunden“ am Kontakt und im Deal, Aufgabe für den Zuständigen, E-Mail ans Team mit Link in den Deal.
Automatisierungen ohne Code: Wenn … dann …
Ein Ereignis, eine Liste von Aktionen, fertig. Ausprobieren mit einem echten Deal, dann einschalten. Jede Ausführung steht im Protokoll. Ab der Stufe Team.
Ereignisse
Neue Anfrage, Kontakt von Hand angelegt, Angebot gesendet, Angebot online angenommen, Kundenformular beantwortet, Deal erreicht Phase, Termin gebucht.
Aktionen
E-Mail aus Vorlage an den Kunden, sofort oder nach X Tagen. Aufgabe mit Zuständigem und Fälligkeit. Deal in Phase verschieben. Team benachrichtigen.
Verzögert und sicher
„Angebot nachfassen nach 5 Tagen“ fällt aus, wenn der Kunde inzwischen angenommen hat oder der Deal geschlossen ist.
Anfrage → Angebot
Anfragen aus einem Website-Konfigurator werden zu Angebotsentwürfen mit den richtigen Artikeln, per Artikelnummer oder lernender Zuordnungstabelle. Stufe Business.
Dokumente aus Vorlagen: Schreiben in zwei Minuten statt zwanzig
Administratoren gestalten Vorlagen einmal per Baukasten. Mitarbeiter wählen beim Deal die Vorlage, die Kundendaten stehen schon drin, ein Klick und das Dokument geht als PDF und Online-Link raus.
Baukasten statt Word-Chaos
Überschrift, Text, Logo, Tabelle, zwei Spalten, Button, Unterschrift, Seitenumbruch per Drag-and-drop zusammensetzen. Platzhalter wie Kundenname, Firmenname, Dealwert, Datum oder Dokumentnummer werden automatisch gefüllt.
Kundenansicht prüfen
Vor dem Versand sehen Sie genau das, was der Empfänger sieht. Fehlende Werte sind gelb markiert und lassen sich direkt im Text ergänzen.
Versand mit Nachfassen
E-Mail mit Begleittext, PDF im Anhang und Link zur Online-Ansicht. Antworten gehen an den sendenden Mitarbeiter. Die Vorlage kann automatisch eine Nachfass-Aufgabe in drei Tagen anlegen.
Freigabe
Nur freigegebene Vorlagen sind für Mitarbeiter sichtbar. So gehen keine halbfertigen Entwürfe an Kunden.
Angebote, die der Kunde online annimmt. Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lager.
In der Stufe Business wird aus dem CRM eine kleine Warenwirtschaft. Der Kunde bekommt ein Angebot im Design Ihrer Firma, sieht es online und nimmt es mit einem Klick an.
Online-Annahme
Der Kunde nimmt per Klick an. Pipeline-Karte mit Stern, E-Mail ans Team, Aufgabe für den Zuständigen, auf Wunsch sofort eine Automatisierung mit dem nächsten Schritt.
Vorschau und später senden
Genau das, was der Kunde bekommt, vor dem Senden prüfen. Angebot heute fertig machen, morgen 08:30 verschicken; das CRM sendet selbst.
Artikel und Bestand
Artikelstamm mit Nummer, Preis, Einheit, Steuersatz und Bild. Lagerbewegungen beim Verkauf, Warnung bei niedrigem Bestand. Pro Projekt zuschaltbar.
Vom Angebot zur Rechnung
Angebot in Auftrag umwandeln, daraus die Rechnung, bei Bedarf Gutschrift. Nummernkreise pro Belegart, Firmenprofil mit Logo, Markenfarbe, Texten und Live-Vorschau.
E-Rechnung
Für die Pflicht zur elektronischen Rechnung arbeitet das CRM mit der E-Rechnungs-Bridge zusammen, die aus PDF-Rechnungen gültige XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien macht. Mehr zur E-Rechnung.
Online-Unterschrift: Dokumente vom Kunden unterschreiben lassen Zusatzmodul
Auftrag, Vollmacht oder Maklervertrag als PDF per Link verschicken. Der Kunde liest, bestätigt die Pflichthinweise, unterschreibt am Handy mit dem Finger. Zurück kommt das unterschriebene PDF mit Signaturprotokoll, und der Deal weiß Bescheid.
Mehrere Unterzeichner
Ehepartner, Geschäftsführer, Zeugen: jeder bekommt seinen Link, das Dokument ist fertig, wenn alle unterschrieben haben.
Bestätigungen, die zählen
Widerrufsbelehrung, Datenschutz, AGB als Haken vor der Unterschrift, optional mit Code per E-Mail. Alles im Protokoll mit Zeit und IP.
Läuft von selbst weiter
Erinnerung nach drei Tagen, Ablaufdatum, Widerruf durch den Kunden. Nach der Unterschrift startet auf Wunsch eine Automatisierung.
Makler-Modul: Objekte in die Immobilienportale Zusatzmodul
Grundstücke, Häuser und Wohnungen mit Bildern im CRM führen und mit einem Klick bei Kleinanzeigen, Immowelt und ImmobilienScout24 einstellen. Preis geändert, gespeichert: die Portale ziehen nach. Anfragen aus den Portalen landen von selbst als Interessent am Objekt, mit Deal, Nachricht und Aufgabe für den Betreuer.
Aus dem Deal zum Objekt
„Objekt anlegen“ im Deal übernimmt Kunde, Adresse, Flurstück und die Bilder des Kontakts. Pflichtangaben prüft das CRM vor dem Veröffentlichen.
Änderungen laufen von selbst
Übertragen im Hintergrund mit Wiederholung bei Fehlern. Ihre übrigen Inserate im Portal bleiben unberührt.
Offener Standard
Kleinanzeigen, Immowelt und weitere Börsen über OpenImmo, ImmobilienScout24 über die Schnittstelle von Scout mit Ihrem eigenen Scout-Konto.
Telefonie: Anrufen per Klick, Protokoll von der Anlage Team
Der grüne Hörer im Deal startet den Anruf über die sipgate-Telefonanlage: Telefon des Mitarbeiters klingelt, dann der Kunde. Jeder Anruf, ausgehend wie eingehend, steht danach im Verlauf mit Richtung, Dauer, Ergebnis und Mitarbeiter. Die Daten kommen von der Anlage, nicht aus der Erinnerung.
Lückenlos
Das CRM liest alle zwei Minuten die Anrufliste der Anlage. Auch Anrufe, die direkt am Telefon oder in der sipgate-App am Handy gewählt wurden, landen am richtigen Kunden.
Auswertung je Mitarbeiter
Ausgehende Anrufe, erreicht, Quote, Gesprächszeit, erreichte Kontakte, Tagesverlauf. Und die offenen Deals, bei denen niemand angerufen hat.
Ohne Zusatzkosten im CRM
Ab Stufe Team enthalten. Sie brauchen ein Firmenkonto bei sipgate, ein Zusatzpaket dort ist nicht nötig.
Anfragen automatisch erfassen: Website, Postfach, Buchungsseite, API
Die teuerste Anfrage ist die, die im Posteingang versinkt. Das CRM holt Anfragen aus allen Kanälen und macht daraus Kontakte mit Aufgabe.
Kontaktformular der Website
Jedes Projekt hat API-Schlüssel. Das Formular Ihrer Website sendet direkt ins CRM: Kontakt anlegen, optional Deal in der gewünschten Pipeline und eine Aufgabe „Rückruf“ für den Zuständigen.
E-Mail-Postfach abrufen
Ein Postfach wie „anfragen@“ verbinden (IMAP, auch Gmail und Microsoft 365 mit App-Passwort). Alle zwei Minuten holt das CRM neue Mails, legt Kontakte an, speichert den Text als Notiz. Weitergeleitete Anfragen erkennt es am Inhalt. Optional mit Betreff-Filter.
Buchungsseite
Jede Online-Buchung ist automatisch ein Kontakt mit Termin. Wer über die Buchungsseite kommt, ist schon im System, bevor der Termin stattfindet.
API und Webhooks
Kontakte per API anlegen, unbekannte Felder werden als Angaben des Kunden gespeichert. Buchungen per Webhook weiterreichen, Daten exportieren. Anbindungen baue ich auf Wunsch.
Und danach automatisch
Willkommensmail, Aufgabe „Anrufen“ für morgen, Formular-Link: eine Regel „Neue Anfrage → …“ erledigt das, ohne dass jemand tippt. Zu den Automatisierungen.
Auswertung: Was kommt rein, was geht verloren, und warum
Für Inhaber und Projektverantwortliche: neue Deals, gewonnene und verlorene je Monat oder Woche, Phasen nach Datum als Trichter, Verlustgründe, Prognose. So erkennen Sie Tendenzen, bevor sie im Umsatz stehen. Ab Stufe Team.
Benutzer, Rollen, Rechte und ein Protokoll, dem man vertrauen kann
Drei Ebenen wirken zusammen: Rolle im System, Paket je Benutzer, Rolle je Projekt. Damit sieht die Aushilfe nur ihren Kalender und der Vertrieb nur sein Projekt, während der Inhaber alles sieht.
Administrator oder Benutzer
Administratoren verwalten Benutzer, Pakete, Projekte, Vorlagen, Firmenprofil und Anbindungen. Benutzer arbeiten in den Projekten, die ihnen freigegeben sind.
Projektrollen
Eigentümer, Bearbeiter oder Nur Lesen je Projekt. Freigaben vergibt der Administrator beim Anlegen des Benutzers oder später mit einem Klick.
Konto wechseln und Nutzung sehen
Administratoren sehen das CRM ohne Passwort so wie ein Mitarbeiter; jeder Wechsel wird protokolliert. Die Benutzerliste zeigt, wer wann zuletzt aktiv war und wie viel er im CRM tut.
E-Mails, die ankommen
Versand über Ihr eigenes Postfach, DKIM-Signatur mit einem Klick, Prüfung von SPF, DKIM und DMARC mit dem fertigen DNS-Eintrag. Passwörter nur als Hash, Zurücksetzen nur per Link an die eigene E-Mail.
Vergleich: Tabelle, großes Online-CRM oder dieses CRM?
Ehrlich verglichen. Für manche Betriebe ist die Tabelle noch richtig, für Konzerne das große System. Für die vielen dazwischen ist dieses CRM gebaut.
| Kriterium | Excel oder Outlook-Kontakte | Typisches großes Online-CRM | Dieses CRM |
|---|---|---|---|
| Preis | Nichts extra, kostet aber Zeit | Häufig pro Nutzer und Monat, Terminbuchung und Dokumente oft als Zusatzmodule | Feste Stufe mit inkludierten Nutzern, alles enthalten, Free-Stufe dauerhaft kostenlos |
| Einarbeitung | Keine | Tage bis Wochen, oft mit Berater | Ein Nachmittag, Beispieldaten sind schon drin |
| Gemeinsam arbeiten | Datei liegt bei einer Person, Versionen kollidieren | Ja | Ja, alle sehen live denselben Stand |
| Pipeline und Prognose | Von Hand | Ja, sehr umfangreich | Ja, auf das Wesentliche reduziert |
| Terminbuchung für Kunden | Nein | Oft nur mit Zusatzwerkzeug | Eingebaut, mit Kalender-Anbindung |
| Angebote und Rechnungen | Word-Vorlagen | Meist separates System | Eingebaut in der Stufe Business, mit Online-Annahme durch den Kunden |
| Automatisierung | Keine | Ja, oft nur in teuren Stufen und mit Einarbeitung | Wenn … dann … ohne Code, mit Probelauf und Protokoll, ab Stufe Team |
| Datenhaltung | Auf einem Rechner, Sicherung Glückssache | Gemeinsame Datenbank für alle Kunden, Server oft außerhalb der EU | Eigene Instanz je Kunde, Server in der EU, tägliche Sicherung |
| Tracking und Werbung | Keine | Häufig Tracking, Upselling in der Oberfläche | Keine |
| Support | Keiner | Ticketsystem, Chatbot, Wartezeit | E-Mail an die Person, die das CRM entwickelt |
| Daten mitnehmen | Datei kopieren | Export meist möglich, teils umständlich | Export jederzeit, vollständige Sicherung bei Kündigung |
| Anpassungen | Selbst basteln | Über Marktplatz und Partner | Wünsche direkt an den Entwickler, individuelle Erweiterungen möglich |
Der Vergleich beschreibt typische Eigenschaften der Kategorien, nicht ein bestimmtes Produkt. Prüfen Sie im Zweifel die aktuellen Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
Preise
Monatspreis bei jährlicher Zahlung, netto. Inklusive Hosting, Sicherungen, Updates und Support per E-Mail. Zusätzliche Nutzer über die inkludierten Sitze hinaus zum genannten Aufpreis. Keine Einrichtungsgebühr.
Free
0 € dauerhaft, ohne Karte
- 1 Nutzer
- 3 Terminarten, 1 Kalender verbinden
- Buchungsseite mit unserem Hinweis
- Erinnerungen per E-Mail
Kalender
24 € / Monat, 3 Nutzer inkl., +7 € je weiterer
- Unbegrenzte Terminarten
- Mehrere Kalender, Puffer, Abwesenheiten
- Teamkalender
- Buchungsseite ohne Hinweis, eigene Designs, Einbettung
- Webhooks
CRM
69 € / Monat, 5 Nutzer inkl., +12 € je weiterer
- Alles aus Kalender
- Kontakte und Firmen, unbegrenzt
- Deals und Pipelines mit Verlauf
- Aufgaben, Protokoll, Wiedervorlage
- E-Mails schreiben und beantworten, Verlauf je Kunde
- Dokumentvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Versand
- Postfach im CRM, Import, Webhook
- Kundenformulare per Link
Team
149 € / Monat, 10 Nutzer inkl., +9 € je weiterer
- Alles aus CRM
- Rollen und Rechte pro Projekt
- Automatisierungen „Wenn … dann …“ ohne Code
- Telefonie: Anrufen per Klick, Anrufprotokoll, Bericht je Mitarbeiter
- Vertretung bei Krankheit
- Auswertung nach Phasen und Zeitraum
- Konto wechseln für Administratoren
- Volle API
Business
299 € / Monat, 25 Nutzer inkl., +7 € je weiterer
- Alles aus Team
- Mehrere Projekte und Standorte
- Artikel und Lager
- Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften
- Online-Annahme, Vorschau, zeitversetzter Versand
- Anfrage → Angebot automatisch (Konfigurator)
- Prioritäts-Support
Enterprise
auf Anfrage
- Alles aus Business
- SLA und fester Ansprechpartner
- Optional eigene Instanz auf Ihrem Server
- SSO und Audit-Log (geplant)
Preise sind Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer. Monatliche Zahlung auf Anfrage. Der Wechsel zwischen Stufen ist jederzeit möglich. Ein Beispiel: 8 Personen in der Stufe CRM kosten 69 € plus 3 × 12 €, also 105 € im Monat für das ganze Team.
Für wen es gebaut ist
Das CRM ist bei Fix it IT-Service aus eigenem Bedarf entstanden und wird täglich selbst benutzt. Diese Betriebe passen besonders gut.
Handwerk und Bau
Anfragen von der Website, Willkommensmail automatisch, Besichtigungstermin über die Buchungsseite, Angebot im Firmendesign mit Online-Annahme, Auftrag, Rechnung. Der Chef sieht im Kalender, wer wann wo ist. Dazu die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber.
Berater, Agenturen, Dienstleister
Pipeline für Projekte, Erstgespräche über die Buchungsseite, Angebote mit Nachfass-Aufgabe, Auswertung nach Quartal. Mehrere Projekte für mehrere Geschäftsbereiche.
Praxen, Therapeuten, Studios
Terminbuchung mit Terminarten und Puffern, Arbeitszeiten und Urlaub, Erinnerung per E-Mail, Kontaktkartei mit Notizen. Für viele reicht dafür schon die Stufe Kalender.
Vertriebsteams bis 50 Personen
Rollen und Rechte je Projekt, Automatisierungen für Nachfassen und Übergaben, Vertretung bei Krankheit, Auswertung nach Phasen, Konto wechseln für Teamleiter, API für Shop und Buchhaltung.
Vereine und Ehrenamt
Mitglieder als Kontakte, Veranstaltungen im Kalender, Sprechzeiten über die Buchungsseite. Die Free-Stufe reicht für den Anfang, ohne Karte und ohne Ablaufdatum.
Selbstständige
Ein Nutzer, die eigene Buchungsseite auf der Website, Kontakte und Aufgaben im Griff. Wächst mit, wenn die erste Mitarbeiterin kommt.
Warum eine eigene Instanz je Kunde?
Die meisten Online-CRMs legen alle Kunden in eine gemeinsame Datenbank. Ein einziger Fehler im Programm kann dann Daten anderer Firmen sichtbar machen. Dieses CRM geht den anderen Weg: Jeder Kunde bekommt einen eigenen, vollständig getrennten Dienst mit eigener Datenbank unter eigener Adresse. Ihre Daten sind physisch von allen anderen getrennt. Sperren, Sichern, Umziehen oder Löschen betrifft immer nur Sie. Wie das technisch funktioniert, steht auf der Seite Projekte.
Sicherheit und Datenschutz
- Betrieb auf Servern in der EU, verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), tägliche Sicherungen
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Zurücksetzen ausschließlich über einen Link an die E-Mail des Kontoinhabers
- Support-Zugriffe des Anbieters sind für Sie sichtbar (rote Leiste im CRM), zeitlich begrenzt und werden protokolliert
- Zugangsdaten für Kalender und Postfächer werden AES-256-verschlüsselt gespeichert und sind jederzeit löschbar
- Keine Tracking-Dienste, keine Werbung, kein Verkauf von Daten. Nur ein technisch notwendiges Sitzungscookie, deshalb kein Cookie-Banner
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage, Datenschutzerklärung und Impressum in jeder Instanz
Aus der Praxis, für die Praxis
Neue Funktionen kommen aus den Wünschen der Kunden. Wenn Ihnen etwas fehlt, schreiben Sie es. Häufig ist es in der nächsten Version drin, und Sie zahlen dafür nichts extra. Für Anforderungen, die nur Ihr Betrieb hat, gibt es individuelle Erweiterungen.
Häufige Fragen zum CRM
Was ist ein CRM und brauche ich das als kleiner Betrieb?
CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungen verwalten. Praktisch ist es der eine Ort, an dem alle Kontakte, Anfragen, Termine, Notizen und Angebote zusammenlaufen. Sobald mehr als eine Person mit Kunden zu tun hat oder Anfragen im Posteingang verloren gehen, lohnt es sich. Vorher reicht oft eine gute Tabelle.
Für wen ist dieses CRM gedacht?
Für Selbstständige, Handwerksbetriebe, Dienstleister, Berater, Praxen und Teams bis etwa 50 Personen, die Kontakte, Anfragen, Termine und Angebote an einem Ort haben wollen, ohne sich in ein Großsystem einzuarbeiten.
Wo liegen meine Daten?
Jeder Kunde bekommt eine eigene, vollständig getrennte Instanz mit eigener Datenbank unter eigener Adresse. Der Betrieb läuft auf Servern in der EU, verschlüsselt, mit täglichen Sicherungen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird auf Anfrage bereitgestellt.
Kann ich das CRM kostenlos testen?
Ja. Die Stufe Free ist dauerhaft kostenlos für einen Nutzer mit Terminbuchung. Für einen Test der CRM-Funktionen mit Kontakten, Pipeline und Dokumenten richte ich Ihnen auf Anfrage eine Testinstanz mit Beispieldaten ein.
Wie funktioniert die Online-Terminbuchung?
Jeder Nutzer bekommt eine öffentliche Buchungsseite mit Terminarten wie „Erstgespräch 30 Minuten“ oder „Beratung vor Ort“. Kunden sehen nur freie Zeiten, berechnet aus Arbeitszeit, Abwesenheiten und dem verbundenen Kalender. Die Buchung landet als Kontakt und Termin im CRM und im Kalender des Mitarbeiters. Die Seite lässt sich auf der eigenen Website einbetten.
Kann ich bestehende Kontakte importieren?
Ja, aus Excel- und CSV-Dateien mit Zuordnung der Spalten. Außerdem über die API, per Kontaktformular und aus verbundenen E-Mail-Postfächern.
Was kann ich automatisieren?
Regeln nach dem Muster „Wenn Ereignis, dann Aktionen“, ohne Code: bei neuer Anfrage eine Willkommensmail und eine Aufgabe, nach angenommenem Angebot eine E-Mail mit Formular-Link, fünf Tage nach dem Angebot eine Nachfass-Aufgabe, bei erreichter Phase eine Benachrichtigung ans Team. Jede Regel lässt sich mit einem echten Deal ausprobieren, jede Ausführung steht im Protokoll. Ab der Stufe Team. Anleitung: klarkunde.de/hilfe.
Können Kunden Angebote online annehmen?
Ja. Der Kunde bekommt das Angebot als PDF und als Link im Design Ihrer Firma und nimmt es dort mit einem Klick an. Die Pipeline zeigt einen goldenen Stern, das Team bekommt sofort eine E-Mail, der Zuständige eine Aufgabe. Angebote lassen sich auch zeitversetzt senden, zum Beispiel morgen um 8:30 Uhr.
Kann ich meine Daten wieder mitnehmen?
Ja. Kontakte, Firmen und Deals lassen sich jederzeit exportieren, Dokumente liegen als PDF vor. Bei Kündigung erhalten Sie eine vollständige Sicherung Ihrer Daten.
Was passiert, wenn ich Hilfe brauche?
Zu jeder Funktion gibt es eine Anleitung unter klarkunde.de/hilfe. Sonst schreiben Sie eine E-Mail und bekommen Antwort von der Person, die das CRM entwickelt hat. Muss der Support in Ihre Instanz schauen, sehen Sie das als rote Leiste im CRM, und jeder Zugriff wird protokolliert. Passwörter sieht der Support nie.
Ausprobieren?
Schreiben Sie kurz, wie groß Ihr Team ist und was Sie heute benutzen. Sie bekommen innerhalb eines Werktags einen Testzugang mit Beispieldaten oder eine ehrliche Einschätzung, ob das CRM zu Ihnen passt.
Testzugang anfragen